Préparer et conduire un entretien (EDP) : le flux complet
1. La direction crée l'EDP
La direction crée l'EDP et en définit le contenu : compétences, questions générales, etc. Pour chaque question, elle indique si elle s'adresse au membre du personnel, à la direction, ou aux deux.
Une fois l'EDP créé, le membre du personnel reçoit une invitation à préparer ainsi qu'une convocation à l'entretien (avec fichier .ics pour ajouter à l'agenda)
2. Chacun prépare de son côté
La direction et le membre du personnel préparent l'EDP séparément, chacun dans son espace.
Pendant la préparation, vous ne voyez que les questions qui vous sont adressées. Les questions destinées à l'autre partie ne sont pas affichées à ce stade. Cela vous permet de formuler votre réflexion sans être influencé par le cadre de l'autre.
Pour chaque question, vous disposez de deux champs :
- Réponse : c'est le contenu qui sera partagé lors de l'entretien. Prenez le temps de formuler votre réflexion.
- Note personnelle (optionnelle) : un espace privé pour vos remarques, pense-bêtes ou éléments que vous souhaitez garder sous la main sans les partager. Ces notes ne sont jamais visibles par l'autre partie.
Quand votre préparation est terminée, vous la validez. Cette validation est définitive : elle indique que vous êtes prêt pour l'entretien.
3. Ce que chacun voit après validation
Pour le membre du personnel
Après avoir validé votre préparation, vous pouvez télécharger un PDF récapitulatif. Ce PDF contient vos réponses et vos notes personnelles, ainsi que les questions adressées à la direction (sans ses réponses).
Vous ne voyez pas la préparation de la direction avant l'entretien.
Pour la direction
Après que le membre du personnel a validé sa préparation, vous accédez à ses réponses (pas à ses notes personnelles). Cela vous permet de préparer l'échange en connaissance de cause.
Votre PDF récapitulatif contient vos propres réponses et notes personnelles, ainsi que les réponses du membre du personnel aux questions qui lui sont adressées.
Important : vous ne voyez la préparation du membre du personnel qu'une fois qu'il l'a validée, pas avant.
4. L'entretien
Seule la direction peut démarrer l'entretien via le bouton Démarrer l'entretien.
L'écran d'entretien affiche toutes les réponses des deux parties, question par question. Les notes personnelles n'apparaissent pas. L'objectif est d'avoir un support commun pour le dialogue, sur un seul écran partagé.
Consigner ce qui se dit : Sous chaque entrée, le champ Note de l'échange permet de noter ce qui ressort de la discussion. Le bouton Modifier ouvre l'éditeur, et le bouton Reformuler propose une réécriture assistée par IA de la note saisie.
Retenir un objectif : Si l'échange fait apparaître un axe de développement, un objectif PDCP peut être créé directement depuis l'entrée concernée, ou depuis la section « À compléter » décrite ci-dessous. Voir Ajouter un objectif PDCP pendant l'entretien.
Ajouter un sujet : Cela permet d'ajouter un point hors questionnaire. Ce sujet peut être marqué à l'initiative du bénéficiaire
Une fois toutes les entrées passées en revue, la section À compléter après la revue des questions regroupe ce qui se renseigne en fin d'entretien :
- Objectifs retenus — les objectifs créés depuis les entrées y remontent automatiquement, et d'autres peuvent y être ajoutés.
- Conclusion de la direction — la synthèse rédigée par la direction, visible par le bénéficiaire après l'entretien. Le bouton Générer avec l'IA propose un texte de départ à partir des éléments saisis, que vous restez libre de modifier.
- Observations de l'enseignant — facultatif : l'espace prévu pour la réaction du membre du personnel à l'entretien.
- Issue de l'EDP — voir ci-dessous.
L'issue de l'entretien : Tout EDP se conclut par un choix explicite :
- Sans PDCP — aucun besoin de développement nécessitant un plan n'a été identifié.
- Avec PDCP — un ou plusieurs axes de développement ont été identifiés. Un plan est ouvert pour le membre du personnel.
Dès qu'un objectif est retenu, l'issue « Avec PDCP » est sélectionnée automatiquement. Il reste possible de conclure « Avec PDCP » sans objectif : le plan est alors ouvert vide, et les objectifs sont formulés plus tard depuis la gestion du PDCP.
Une case précise enfin si le PDCP est demandé par le membre du personnel. Si elle n'est pas cochée, le plan est enregistré comme une initiative de la direction.
Clore l'entretien :
Enregistrer et continuer plus tard conserve la saisie sans clore l'entretien.
Terminer le clôture définitivement : une fois terminé, l'entretien ne peut plus être modifié.
5. Les notes personnelles en résumé
Pendant la préparation | Sur votre PDF | Pendant l'entretien | |
|---|---|---|---|
Vos réponses | Visibles par vous | Oui | Oui |
Vos notes personnelles | Visibles par vous uniquement | Oui | Non |
Réponses de l'autre partie | Non (avant validation) | Direction : oui / MdP : non | Oui |
Notes personnelles de l'autre partie | Jamais | Jamais | Jamais |
Les notes personnelles sont un espace strictement privé. Elles vous permettent de préparer votre entretien en toute liberté, sans filtre.
Questions fréquentes
Puis-je modifier ma préparation après l'avoir validée ? Non. La validation signifie que vous considérez votre préparation comme terminée. Si nécessaire, contactez votre direction pour en discuter.
La direction peut-elle voir mes notes personnelles ? Non, jamais. Ni pendant la préparation, ni dans le PDF, ni pendant l'entretien.
Pourquoi la direction voit-elle mes réponses avant l'entretien et pas l'inverse ? La direction doit prendre connaissance de votre réflexion pour préparer un échange de qualité. C'est cohérent avec le rôle de pilotage de l'entretien qui lui incombe. Vous voyez de votre côté les questions qui lui sont adressées, ce qui vous permet de savoir quels sujets seront abordés.
Pourquoi n'ai-je pas accès à l'écran d'entretien en tant que membre du personnel ? L'entretien se déroule sur un seul écran partagé, comme support au dialogue. L'idée est de favoriser l'échange direct plutôt que la lecture parallèle.
Le bouton de génération IA de la conclusion est-il obligatoire ? Non, vous pouvez rédiger la conclusion manuellement. Le bouton IA propose simplement un texte de départ que vous pouvez modifier librement.
Puis-je revenir sur un entretien terminé ? Non. Le bouton Terminer clôture l'entretien définitivement. Tant que vous n'avez pas terminé, utilisez Enregistrer et continuer plus tard pour reprendre la saisie ultérieurement.
Que se passe-t-il si je conclus « Avec PDCP » sans avoir retenu d'objectif ? Le plan est ouvert vide. Vous pourrez y ajouter les objectifs plus tard depuis le menu PDCP, onglet Gestion PDCP. Voir Ajouter un objectif depuis la gestion du PDCP.