Ajouter une session de formation à une formation (ADMIN)

Pour ajouter une session de formation, accédez à la formation concernée en modification (liste des FORMATIONS puis bouton MODIFIER), puis descendez jusqu’à la section "Ajouter SESSIONS" et cliquez sur Ajouter un nouvel élément.

Voici un guide pour renseigner chaque champ (en rouge et * = obligatoire) :

1. Nom*

Donnez un titre précis à la session. Par exemple : "Formation Leadership - Session du 15/02".

2. Formateur

Indiquez le nom du formateur en charge de la session. Si plusieurs formateurs sont impliqués, listez-les ou précisez le principal.

Attention! Vous ne pouvez encoder dans ce champ que des formateurs que vous avez encodé dans le système préalablement. Le nom d'un formateur externe ne sera pas accepté si vous ne l'avez pas encodé. Voir fiche concernant les formateurs.

3. Coût

Renseignez le coût total de la session (par exemple, honoraires du formateur, frais de location, etc.). Ce champ peut être laissé vide si aucun coût n'est à signaler.

4. Site web

Ajoutez un lien pertinent pour la session, comme une page de détails ou d'inscription en ligne.

5. Lieu

Mentionnez l’adresse ou le lieu précis où se déroulera la session (salle de réunion, centre de formation, etc.). Si la session est en ligne, indiquez "En ligne".

6. Type*

Choisissez parmi les types de session prédéfinis : Présentiel, Hybride, Visio, E-learning, Mentoring, Coaching, ou Sur le terrain.

Le type sera souvent identique à celui renseigné au niveau de la formation mais pas forcément. Vous pourriez avoir déclaré que la formation est de type PRESENTIEL mais ensuite déclarer que la session X se fera en visio. C'est le type de la session qui déterminera le comportement de la session (ex: dates flexibles)

7. Statut*

Sélectionnez l’état actuel de la session : Visible, Invisible, ou Archivé.

8. Validation présence par*

Indiquez comment la présence des participants sera validée dans VitalTeam:

Par le formateur (coach) : il s'agit du formateur que vous avez peut-être déclaré plus haut
Par le participant (utilisateur)
Les deux

L'ADMIN ORGANISATION peut d'office valider la présence, peu importe la valeur de ce champ.

9. Encodage réussite/échec

Cochez cette option si les participants doivent être évalués comme ayant réussi ou échoué à la formation. Cela peut s’appliquer aux certifications ou tests.

10. Encodage score

Si un score (ex. : 80%) doit être attribué aux participants pour cette session, cochez cette option.

11. Encodage durée (uniquement e-learning)

Renseignez cette durée si la session concerne un module d’e-learning. Cela permet de suivre le temps passé par chaque participant.

12. Durée de validité

Indiquez la durée pendant laquelle cette session de formation reste valable (ex. : 24 mois pour une certification).

La durée doit s'exprimer en nombre de mois.

13. Dates flexibles

Cette coche n'est valide que pour les sessions de type e-learning, mentoring, coaching, sur le terrain.

Cochez cette case si la session n’a pas de dates fixes ou si elle peut être suivie selon la disponibilité des participants.

14. Jours

Ajoutez les dates et heures précises de la session. Si elle se déroule sur plusieurs jours, détaillez les jours concernés avec le bouton Ajouter un nouvel élément.

Par exemple :

Jour 1 : 15/02/2025 9:00-12:00
Jour 2 : 22/02/2025 13:00-17:00

Une fois tous les champs complétés, cliquez sur Enregistrer pour valider la session de formation.