Personnaliser les modèles d'emails
VitalTeam vous permet de personnaliser le sujet et le contenu des emails envoyés automatiquement à vos membres du personnel.
Quels emails peuvent être personnalisés ?
Six modèles sont disponibles :
- Nouvel EDP : invitation envoyée au membre du personnel pour préparer son entretien. Vous pouvez y joindre jusqu’à 4 PDF (voir plus bas).
- Notification d’observation : envoyée à l’enseignant observé lors de la planification d’une visite de classe.
- PDCP créé : envoyé au bénéficiaire lors de la création d’un PDCP.
- Proposition de créneaux : envoyée quand vous proposez plusieurs créneaux pour un entretien ou une visite.
- Email de bienvenue (connexion Google ou Microsoft) : envoyé au nouvel utilisateur. C’est celui qu’utilisent les écoles.
- Email de bienvenue : réservé aux connexions par mot de passe.
💡 Deux modèles de bienvenue existent car le mode de connexion diffère selon les utilisateurs. Si votre école utilise Google ou Microsoft pour l'authentification, c'est le modèle Email de bienvenue (OAuth) qui sera envoyé. Dans ce cas, le lien de connexion inclus dans l'email ne peut pas être supprimé.
Comment personnaliser un modèle ?
- Cliquez sur Configuration en bas du menu latéral.
- Dans la section Personnalisation, cliquez sur Modèles d'emails.
- Sur la ligne du modèle souhaité, cliquez sur Modifier.
- Adaptez le sujet et le contenu selon vos besoins.
- Cliquez sur Sauvegarder les modifications.
💡 Le bouton Envoyer un test vous permet de vous envoyer un aperçu de l'email avant de le publier.
📎 Joindre des documents à l’invitation EDP
Dans le modèle Nouvel EDP, vous pouvez ajouter jusqu’à 4 PDF : charte de l’école, plan de pilotage, projet d’établissement, calendrier des EDP… Ils sont joints automatiquement à chaque invitation à préparer un EDP.