Planifier une réunion de suivi et rédiger son compte rendu

Entre la mise en place d'un PDCP et sa clôture, la réunion de suivi est le moment où vous faites le point avec le membre du personnel sur l'avancement de ses objectifs. Le décret ne l'impose pas, mais elle reste le moyen le plus simple de garder le plan vivant et de consigner les progressions au fil de l'année.

Où trouver les réunions de suivi

Ouvrez la fiche PDCP du membre du personnel, puis l'onglet Suivi. Vous y trouvez les réunions déjà enregistrées et le bouton Planifier une réunion de suivi.

Si aucune réunion n'a été enregistrée depuis un certain temps, un bandeau apparaît en haut de la fiche. Le délai est défini par votre organisation dans la configuration, six mois par défaut. Il s'agit d'un rappel, pas d'un blocage.

Planifier une réunion

Cliquez sur Planifier une réunion de suivi, puis renseignez la date, le lieu et les participants.

💡 Comme pour un entretien, vous pouvez fixer une date directement ou proposer plusieurs créneaux et laisser le membre du personnel choisir. Le fichier d'agenda (.ics) est envoyé par mail une fois la planification confirmée.

Tant que le compte rendu n'est pas rédigé, la réunion porte le statut CR à rédiger et reste modifiable via Modifier la planification.

Rédiger le compte rendu

Cliquez sur Rédiger le CR. La fenêtre qui s'ouvre comporte trois zones.

Objectifs suivis. Dépliez un objectif pour faire le point et ajouter une progression. Un seul objectif s'ouvre à la fois.

Commentaire de la réunion. C'est le cœur du compte rendu : la synthèse de ce qui s'est dit. Le membre du personnel la voit depuis son propre espace.

Pièces jointes. Vous pouvez joindre des documents à la réunion.

💡 Enregistrer et continuer plus tard conserve votre saisie sans clôturer la réunion. Pratique si vous rédigez pendant l'échange et complétez ensuite.

Quand tout est en place, cliquez sur Terminer la réunion. Le statut passe à CR disponible.

Les signatures

Une réunion terminée passe au statut À signer. Cette signature est facultative : elle vous permet de faire valider le compte rendu par le membre du personnel, mais rien ne vous y oblige. Pour la demander, cliquez sur Demander la signature. Le membre du personnel reçoit une demande de signature électronique par mail.

Un ajustement d'objectif relève d'un autre régime. Il doit être cosigné, c'est une exigence réglementaire. Il part à la signature dès que vous terminez la réunion, sans action de votre part, et la ligne affiche un statut distinct, ajustement(s) à signer. Tant que cette signature n'a pas abouti, l'ajustement n'est pas acquis.

Retrouver un compte rendu en PDF

Chaque réunion dispose de son PDF, accessible par l'icône PDF sur sa ligne.

💡 Ne le confondez pas avec Télécharger le PDF en haut de la fiche, qui génère le document du PDCP complet.

Questions fréquentes

Suis-je obligé d'organiser des réunions de suivi ?
Non. Le décret ne les impose pas. VitalTeam vous alerte simplement lorsqu'un PDCP reste longtemps sans réunion enregistrée, pour éviter qu'un plan ne s'endorme.

Dois-je faire signer le compte rendu ?
Non, c'est à votre appréciation. En revanche, un ajustement d'objectif proposé pendant la réunion doit obligatoirement être cosigné : il part automatiquement à la signature quand vous terminez la réunion.

Puis-je corriger un compte rendu déjà terminé ?
Oui. Le bouton Modifier le CR reste disponible sur la ligne de la réunion, même après clôture.

Le membre du personnel voit-il le compte rendu ?
Oui. Le commentaire de la réunion et les progressions enregistrées sont visibles depuis son espace.